Obowiązek zamieszczenia dokumentu w Publicznie Dostępnym Wykazie Danych wynika z art. 21 ustawy z 3 października 2008 r. o udostępnianiu informacji o środowisku i jego ochronie, udziale społeczeństwa w ochronie środowiska oraz o ocenach oddziaływania na środowisko (t.j. Dz.U. 2026 poz. 670, z późn. zm.). Katalog dokumentów obowiązkowo wpisywanych do wykazu jest zamknięty (art. 21 ust. 2) - oznacza to, że nie wpisujemy każdego pisma, które pojawi się w referacie środowiska, lecz tylko te z listy ustawowej. Dodatkowo organ może fakultatywnie zamieszczać inne dokumenty zawierające informacje o środowisku (art. 21 ust. 3) - nie jest to jednak obowiązek.
Klasyfikacja dokumentów - 23 rodzaje z rozporządzenia
Art. 21 ust. 2 ustawy OOŚ zawiera katalog dokumentów podlegających wpisowi do wykazu. Rozporządzenie Ministra Środowiska z 22.09.2010 r. (załącznik) definiuje z kolei słownik 23 rodzajów dokumentów (a-w), który służy do wypełnienia pola 2 karty informacyjnej. Są to dwie różne warstwy: katalog w ustawie określa, co ma trafić do wykazu; słownik z rozporządzenia mówi, jak to sklasyfikować w formularzu.
Poniżej każdy rodzaj z praktycznym komentarzem dla referatu środowiska urzędu gminy lub starostwa.
a) wnioski o wydanie decyzji
Każdy wniosek wpływający do organu, który inicjuje postępowanie zmierzające do wydania decyzji środowiskowej (np. wniosek o decyzję o środowiskowych uwarunkowaniach, wniosek o pozwolenie na emisję). Wpisujemy po wpłynięciu wniosku do organu, nie po wydaniu decyzji.
b) wnioski o udzielenie wskazań lokalizacyjnych
Wnioski w postępowaniach lokalizacyjnych dotyczących inwestycji oddziałujących na środowisko. W praktyce w urzędach gmin jest to rzadka kategoria.
c) inne wnioski
Kategoria zbiorcza dla wniosków nieobjętych lit. a i b, związanych ze sprawami środowiskowymi. Przykłady: wniosek o wydanie pozwolenia wodnoprawnego, wniosek o rejestrację instalacji.
d) decyzje
Najczęstsza kategoria w gminach. Obejmuje przede wszystkim decyzje o środowiskowych uwarunkowaniach (DŚU) oraz zezwolenia na usunięcie drzew lub krzewów. Wpisujemy po wydaniu decyzji przez organ.
e) postanowienia
Postanowienia wydawane w toku postępowań środowiskowych, o ile mieszczą się w katalogu z art. 21 ust. 2 ustawy OOŚ (np. postanowienie o obowiązku przeprowadzenia oceny oddziaływania na środowisko, art. 63 ust. 1). Nie każde postanowienie z postępowania środowiskowego jest w tym katalogu - sprawdź konkretny punkt art. 21 ust. 2.
f) polityki, strategie, plany lub programy
Przyjęte dokumenty strategiczne JST z zakresu środowiska wymienione w art. 21 ust. 2 pkt 23, np. program ochrony środowiska, program ochrony powietrza, miejski plan adaptacji do zmian klimatu. Wpisujemy po uchwaleniu przez radę gminy/powiatu.
g) projekty polityk, strategii, planów lub programów
Wersje robocze dokumentów z lit. f, podlegające konsultacjom lub SEA. Projekt programu ochrony środowiska poddany konsultacjom społecznym powinien trafić do PDWD przed uchwaleniem, nie tylko po.
h) projekty innych dokumentów
Projekty innych dokumentów z katalogu art. 21 ust. 2, nieobjętych lit. g. Projekty dokumentów spoza tego katalogu można zamieszczać fakultatywnie (art. 21 ust. 3).
i) raporty o oddziaływaniu przedsięwzięcia na środowisko
Raport OOŚ składany przez inwestora w ramach postępowania o DŚU. Jeden z częstszych dokumentów w gminach, w których realizowane są inwestycje wymagające OOŚ. Wpisujemy po złożeniu raportu do organu - w polu 9 karty rozporządzenie dopuszcza wpisanie daty wpływu dokumentu do organu prowadzącego wykaz (uwaga 4 do załącznika).
j) inne raporty
Raporty środowiskowe nieobjęte lit. i, np. raporty z pomiarów hałasu, raporty z monitoringu stanu środowiska składane przez podmioty korzystające ze środowiska.
k) przeglądy ekologiczne
Dokumenty sporządzane dla istniejących instalacji mogących negatywnie oddziaływać na środowisko. W praktyce rzadkie w referatach gmin.
l) prognozy oddziaływania na środowisko
Prognoza OOŚ sporządzana w ramach strategicznej oceny oddziaływania na środowisko (SEA). Wymagana m.in. dla miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego. Wpisujemy po jej sporządzeniu i skierowaniu do konsultacji.
m) wykazy zawierające informacje i dane o zakresie korzystania ze środowiska
Wykazy i zestawienia składane do organu przez podmioty korzystające ze środowiska, np. zbiorcze zestawienia danych o odpadach.
n) rejestry
Rejestry prowadzone przez organ w sprawach środowiskowych, np. rejestr terenów zagrożonych ruchami masowymi ziemi i terenów, na których te ruchy wystąpiły (prowadzony przez starostę).
o) zgłoszenia
Zgłoszenia instalacji, z których emisja nie wymaga pozwolenia, ale podlega zgłoszeniu organowi ochrony środowiska (staroście lub marszałkowi województwa w zależności od rodzaju instalacji).
p) strategiczne oceny oddziaływania na środowisko
Dokumentacja i wyniki postępowania SEA. W gminach pojawia się głównie przy uchwalaniu lub zmianie studium uwarunkowań i miejscowych planów.
q) koncesje, pozwolenia, zezwolenia
Pozwolenia wydawane przez organ w sprawach środowiskowych: pozwolenia na emisję do powietrza, pozwolenia zintegrowane (IPPC). Bardzo istotna kategoria w starostwach powiatowych. Pozwolenia wodnoprawne od 2018 r. wydają co do zasady organy Państwowego Gospodarstwa Wodnego Wody Polskie (Dyrektorzy Zarządów Zlewni lub Regionalnych Zarządów Gospodarki Wodnej) - starostwa mogą posiadać archiwalną dokumentację z wcześniejszego okresu.
r) analizy, opracowania ekofizjograficzne, wyniki badań i pomiarów
Szerokie spektrum dokumentów: opracowania ekofizjograficzne sporządzane przed przystąpieniem do MPZP, wyniki pomiarów hałasu drogowego, wyniki badań jakości wody lub powietrza przekazywane organowi.
s) mapy akustyczne
Mapy hałasu sporządzane dla dróg, linii kolejowych, lotnisk i aglomeracji powyżej określonych progów. W praktyce dotyczą głównie dużych miast i zarządców infrastruktury, nie typowych gmin.
t) świadectwa
Rzadka kategoria w typowym urzędzie gminy. Obejmuje świadectwa wydawane na podstawie przepisów szczególnych z zakresu środowiska.
u) sprawozdania
Sprawozdania z realizacji programów i planów środowiskowych przyjmowane przez organ. Przykład: sprawozdanie z realizacji gminnego programu ochrony środowiska składane radzie gminy przez wójta/burmistrza.
v) deklaracje środowiskowe
Dobrowolne deklaracje podmiotów objętych systemem EMAS (Eco-Management and Audit Scheme). Stosunkowo rzadkie.
w) inne dokumenty
Kategoria rezerwowa dla dokumentów środowiskowych nieujętych w lit. a-v. Należy stosować ostrożnie - jeśli dokument pasuje do innej kategorii, nie powinien trafiać do "innych dokumentów". Częsty błąd polega na wpisywaniu tu wszelkiej korespondencji środowiskowej zamiast przypisania jej do właściwej kategorii.
Co NIE trafia do PDWD
Katalog z art. 21 ust. 2 jest zamknięty. Do PDWD nie wpisujemy:
- zwykłej korespondencji urzędowej niezwiązanej z konkretnymi sprawami środowiskowymi
- dokumentów wewnętrznych (notatek służbowych, pism organizacyjnych)
- faktur i dokumentów finansowych dotyczących np. wywozu odpadów komunalnych
- decyzji administracyjnych nieobjętych katalogiem z art. 21 ust. 2 (np. decyzji o warunkach zabudowy - granica bywa nieoczywista i wymaga oceny konkretnego dokumentu)
Kto prowadzi PDWD
Obowiązek prowadzenia wykazu spoczywa na władzach publicznych właściwych w sprawach, o których mowa w art. 21 ust. 2 ustawy OOŚ (art. 22 ust. 1). W praktyce są to przede wszystkim:
- Wójtowie, burmistrzowie, prezydenci miast - w zakresie decyzji środowiskowych i dokumentów strategicznych gminy
- Starostowie - w zakresie pozwoleń środowiskowych, koncesji, zgłoszeń instalacji
- Marszałkowie województw - dla instalacji wymagających pozwolenia zintegrowanego i dużych emitentów
- Regionalne Dyrekcje Ochrony Środowiska (RDOŚ) - w sprawach z katalogu art. 21 ust. 2 należących do ich właściwości
- Regionalne Zarządy Gospodarki Wodnej (PGW Wody Polskie) - dla pozwoleń wodnoprawnych w ich właściwości
Każdy organ prowadzi wykaz dla dokumentów leżących w jego właściwości. Nie ma jednego centralnego PDWD dla całego kraju - są dziesiątki oddzielnych wykazów prowadzonych przez poszczególne organy.
Kiedy wpisać dokument
Termin to 14 dni od dnia wytworzenia dokumentu albo jego przekazania właściwej władzy publicznej (art. 21 ust. 4 ustawy OOŚ). Wpisy fakultatywne - dokumenty inne niż wymienione w ust. 2, zawierające informacje o środowisku - mogą być zamieszczane w wykazie na podstawie art. 21 ust. 3. Szczegółowe zasady liczenia terminu - w tym typowe pomyłki dotyczące decyzji własnych organu a dokumentów wpływających z zewnątrz - opisaliśmy w osobnym artykule.