Regulamin świadczenia usług

§1 Definicje

Usługodawca

- PRZEMYSŁAW DACZKOWSKI IT, Przyczyna Dolna 26/6, 67-400 Wschowa, NIP: 4970070925, e-mail: kontakt@ekorejestr.pl, tel.: 665 348 426.

Usługobiorca

- jednostka samorządu terytorialnego, organ administracji publicznej lub inna instytucja, która zawarła Umowę z Usługodawcą.

System / Ekorejestr

- aplikacja internetowa SaaS dostępna pod adresem ekorejestr.pl, służąca do prowadzenia Publicznie Dostępnego Wykazu Danych o Dokumentach Zawierających Informacje o Środowisku i Jego Ochronie (PDWD) zgodnie z Rozporządzeniem MŚ z 22.09.2010 (Dz.U. Nr 186, poz. 1249).

Umowa

- umowa o świadczenie usług drogą elektroniczną zawierana na podstawie zamówienia złożonego przez Usługobiorcę i przyjętego przez Usługodawcę.

Panel administracyjny

- część Systemu dostępna po zalogowaniu, przeznaczona dla pracowników Usługobiorcy.

Asystent AI

- funkcja automatycznego wypełniania kart informacyjnych na podstawie przesłanego dokumentu, z wykorzystaniem modeli AI (Google Gemini za pośrednictwem Google Vertex AI).

Pakiet AI

- określona w Umowie liczba analiz dokumentów przez Asystenta AI miesięcznie.

§2 Zakres i charakter usług

1. Usługodawca udostępnia System Ekorejestr jako usługę SaaS (Software as a Service) - Usługobiorca korzysta z systemu przez przeglądarkę internetową, bez konieczności instalacji oprogramowania.
2. W ramach usługi Usługodawca zapewnia: dostęp do panelu administracyjnego, publiczny wykaz z wyszukiwarką, Asystenta AI w ramach wykupionego Pakietu, kopie zapasowe danych, wsparcie techniczne.
3. Usługodawca nie jest administratorem danych osobowych wprowadzanych przez Usługobiorcę do Systemu. Usługobiorca (organ administracji publicznej) pozostaje administratorem danych zawartych w prowadzonym przez siebie PDWD.
4. W zakresie przetwarzania danych w Systemie strony zawierają Umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych, stanowiącą integralną część niniejszego Regulaminu i dostępną pod adresem ekorejestr.pl/umowa-powierzenia.

§3 Zawarcie umowy

1. Zawarcie Umowy następuje przez: złożenie zamówienia za pośrednictwem formularza na stronie ekorejestr.pl lub drogą e-mailową, a następnie przyjęcie zamówienia przez Usługodawcę w formie wiadomości e-mail.
2. Usługodawca zastrzega prawo do odmowy zawarcia Umowy bez podania przyczyny.
3. Umowa zawierana jest na czas określony - 12 miesięcy od daty uruchomienia instancji Systemu dla Usługobiorcy, chyba że strony uzgodnią inaczej.
4. Dostęp do Systemu jest uruchamiany w ciągu 2 dni roboczych od uznania płatności na rachunku Usługodawcy, z zastrzeżeniem §13 niniejszego Regulaminu dotyczącego bezpłatnego Okresu próbnego.

§4 Płatności i faktury

1. Wynagrodzenie za usługę jest płatne z góry, jednorazowo za cały rok zgodnie z obowiązującym cennikiem dostępnym na stronie ekorejestr.pl.
2. Faktura jest wystawiana po zawarciu Umowy w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), a jej wizualizacja jest przesyłana na adres e-mail Usługobiorcy.
3. Terminy płatności określa faktura (standardowo 14 dni od daty wystawienia).
4. W przypadku nieopłacenia faktury w terminie Usługodawca może zawiesić dostęp do Systemu po uprzednim wezwaniu do zapłaty w formie dokumentowej (e-mail).
5. Ceny podane w cenniku są cenami brutto (finalnymi). Usługodawca korzysta ze zwolnienia podmiotowego z podatku VAT - wystawiane faktury nie zawierają podatku VAT.

§5 Warunki techniczne i dostępność

1. Do korzystania z Systemu wymagana jest przeglądarka internetowa w aktualnej wersji (Chrome, Firefox, Edge, Safari) z obsługą JavaScript.
2. Usługodawca dąży do zapewnienia dostępności Systemu na poziomie 99% w skali miesiąca, z wyłączeniem planowanych przerw technicznych.
3. Planowane przerwy techniczne są komunikowane z co najmniej 24-godzinnym wyprzedzeniem drogą e-mailową lub poprzez komunikat w Systemie.
4. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za niedostępność Systemu spowodowaną przyczynami leżącymi po stronie Usługobiorcy lub dostawców Internetu.

§6 Obowiązki Usługobiorcy

1. Usługobiorca zobowiązuje się do korzystania z Systemu zgodnie z jego przeznaczeniem i przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem MŚ z 22.09.2010.
2. Usługobiorca jest odpowiedzialny za prawidłowość danych wprowadzanych do Systemu oraz za weryfikację wyników Asystenta AI przed ich zatwierdzeniem.
3. Usługobiorca zobowiązuje się do nieudostępniania danych dostępowych osobom trzecim oraz do niezwłocznego powiadamiania Usługodawcy o podejrzeniu naruszenia bezpieczeństwa konta.
4. Usługobiorca zobowiązuje się do przesyłania do Asystenta AI wyłącznie dokumentów, do których ma prawo i które nie zawierają danych poufnych wymagających szczególnej ochrony (dane niejawne, tajemnica lekarska itp.).
5. Usługobiorca zobowiązuje się nie wprowadzać do Systemu treści o charakterze bezprawnym, w szczególności naruszających prawa osób trzecich, dobre obyczaje lub przepisy prawa powszechnie obowiązującego (art. 8 ust. 3 pkt 2 lit. b ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną).

§7 Asystent AI

1. Asystent AI jest narzędziem pomocniczym. Wyniki analizy dokumentów przez AI muszą być każdorazowo zweryfikowane przez uprawnionego pracownika Usługobiorcy przed zapisaniem karty informacyjnej.
2. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za błędy w wynikach Asystenta AI ani za konsekwencje wynikające z niezweryfikowania tych wyników.
3. Dokumenty przesłane do analizy są przetwarzane przez Google Gemini za pośrednictwem Google Vertex AI w regionie EU (europe-west3, Frankfurt). Pliki dokumentów nie są archiwizowane przez Ekorejestr po zakończeniu analizy. Warunki przetwarzania przez Google reguluje Umowa powierzenia danych.
4. Limit Pakietu AI jest liczony miesięcznie i nie kumuluje się. Dodatkowe limity można zakupić jako doładowanie - cennik doładowań dostępny jest na stronie ekorejestr.pl w sekcji Cennik lub przesyłany na żądanie drogą e-mailową. Usługodawca może zmienić cennik doładowań z 14-dniowym wyprzedzeniem przekazanym drogą e-mailową.

§8 Odpowiedzialność

1. Usługodawca odpowiada za prawidłowe działanie Systemu zgodnie z jego dokumentacją i niniejszym Regulaminem.
2. Odpowiedzialność Usługodawcy z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy ograniczona jest do wysokości opłaty rocznej wniesionej przez Usługobiorcę. Ograniczenie nie dotyczy szkody wyrządzonej umyślnie (art. 473 §2 k.c.).
3. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za dane wprowadzone do Systemu przez Usługobiorcę ani za zgodność prowadzonego PDWD z przepisami - za co odpowiada wyłącznie Usługobiorca jako organ administracji publicznej.

§9 Reklamacje

1. Reklamacje dotyczące działania Systemu należy kierować na adres: pomoc@ekorejestr.pl
2. Reklamacja powinna zawierać: dane Usługobiorcy, opis problemu, datę i okoliczności jego wystąpienia.
3. Usługodawca rozpatruje reklamacje w terminie 14 dni roboczych od ich otrzymania i informuje Usługobiorcę o wyniku drogą e-mailową.

§10 Rozwiązanie umowy, eksport danych i zmiana dostawcy

1. Umowa wygasa z upływem okresu, na który została zawarta, jeśli żadna ze stron nie złoży oświadczenia o jej przedłużeniu.
2. Usługobiorca może wypowiedzieć Umowę z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego.
3. Usługodawca może wypowiedzieć Umowę wyłącznie z ważnych przyczyn, w szczególności: zakończenie działalności gospodarczej, trwałe zaprzestanie świadczenia usługi, rażące i powtarzające się naruszenia Regulaminu przez Usługobiorcę. Wypowiedzenie przez Usługodawcę wymaga zachowania 60-dniowego okresu wypowiedzenia, z wyjątkiem rażącego naruszenia Regulaminu przez Usługobiorcę (skutek natychmiastowy). W przypadku zakończenia działalności Usługodawca zapewni dostępność Systemu do wygaśnięcia wszystkich aktywnych Umów.
4. Po zakończeniu Umowy dane Usługobiorcy przechowywane są przez 30 dni, w trakcie których Usługobiorca może pobrać eksport danych. Po tym terminie dane są trwale usuwane z Systemu, a z kopii zapasowych najpóźniej po kolejnych 30 dniach (§10a).
5. Usługobiorca może zmienić dostawcę bezpłatnie. Na wniosek złożony w czasie trwania Umowy lub w ciągu 30 dni od jej zakończenia Usługodawca bezpłatnie przekazuje eksport wszystkich kart informacyjnych Usługobiorcy z pełnym zestawem 18 pól rozporządzenia w formacie CSV (UTF-8) oraz kopię załączników do kart.
6. Przygotowanie danych w innym formacie (np. JSON, XML, XLSX) lub dostosowanie ich do struktury systemu innego dostawcy nie jest częścią bezpłatnego eksportu. Usługodawca wykonuje je indywidualnie, za wynagrodzeniem uzgodnionym przed rozpoczęciem prac.

§10a Ciągłość działania i kopie zapasowe

1. Usługodawca wykonuje automatyczne kopie zapasowe bazy danych i plików Systemu codziennie o godzinie 02:00. Kopie przechowywane są na osobnym, zewnętrznym serwerze zlokalizowanym w infrastrukturze Hetzner (UE) przy użyciu narzędzia restic z szyfrowaniem. Kopie są przechowywane maksymalnie 30 dni, po tym czasie są automatycznie usuwane.
2. W przypadku awarii lub utraty danych Usługodawca podejmuje działania przywracające niezwłocznie po stwierdzeniu incydentu, nie później niż w ciągu 3 dni roboczych od jego wykrycia.
3. Usługodawca powiadamia Usługobiorcę o każdym incydencie wpływającym na dostępność lub integralność danych niezwłocznie po jego stwierdzeniu, nie później niż w ciągu 24 godzin.

§11 Zmiany regulaminu

1. Usługodawca zastrzega prawo do zmiany niniejszego Regulaminu z zachowaniem 30-dniowego okresu powiadomienia.
2. O zmianach Regulaminu Usługobiorcy są informowani drogą e-mailową oraz komunikatem w Systemie.
3. Jeżeli Usługobiorca nie akceptuje proponowanych zmian, może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem na dzień wejścia zmian w życie - bez kary umownej i bez opłaty za niewykorzystany pozostały okres subskrypcji. Zmiany wiążą Usługobiorcę, jeżeli nie wypowie Umowy w najbliższym terminie wypowiedzenia (art. 384¹ Kodeksu cywilnego).

§12 Prawo właściwe i spory

1. Umowa podlega prawu polskiemu.
2. Wszelkie spory wynikające z Umowy strony zobowiązują się rozstrzygać polubownie. W braku porozumienia spory rozstrzyga sąd właściwy według przepisów ogólnych.

§13 Okres próbny (30 dni bez zobowiązań)

1. Usługodawca może uruchomić Usługobiorcy dostęp do Systemu w ramach bezpłatnego okresu próbnego trwającego 30 dni kalendarzowych od daty uruchomienia instancji ("Okres próbny").
2. Okres próbny jest jednorazowy dla każdego Usługobiorcy. Usługodawca zastrzega prawo do odmowy jego udzielenia bez podania przyczyny.
3. W trakcie Okresu próbnego Usługobiorca ma dostęp do pełnej funkcjonalności Systemu, w tym do Asystenta AI na poziomie Pakietu Basic (10 analiz/miesiąc).
4. Pomimo bezpłatnego charakteru Okresu próbnego, do korzystania z Systemu zastosowanie mają wszystkie pozostałe postanowienia niniejszego Regulaminu, w szczególności §6 (Obowiązki Usługobiorcy), §7 (Asystent AI) oraz §8 (Odpowiedzialność).
5. Przetwarzanie danych osobowych w trakcie Okresu próbnego odbywa się na podstawie integralnej Umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych (art. 28 RODO), stanowiącej integralną część Regulaminu zgodnie z §2 ust. 4, zawieranej przed uruchomieniem instancji Systemu. Brak zawarcia tej umowy uniemożliwia uruchomienie dostępu.
6. Po upływie Okresu próbnego Usługodawca kontaktuje się z Usługobiorcą w celu ustalenia, czy Usługobiorca zamierza kontynuować korzystanie z Systemu na warunkach płatnych. Brak odpowiedzi w terminie 7 dni od kontaktu jest traktowany jako rezygnacja.
7. W przypadku rezygnacji po Okresie próbnym Usługobiorca nie ponosi żadnych opłat. Dane Usługobiorcy są usuwane zgodnie z §10 ust. 4 niniejszego Regulaminu, tj. w ciągu 30 dni - z możliwością pobrania eksportu przed usunięciem.
8. W przypadku kontynuacji Usługodawca wystawia fakturę za wybrany pakiet roczny. Rok subskrypcji liczy się od daty uruchomienia instancji - Okres próbny jest jego pierwszym miesiącem. Pierwsza faktura opiewa na pełną cenę roczną wybranego pakietu (np. 1 200 PLN brutto za pakiet Basic) i obejmuje 11 kolejnych miesięcy. Data końca pierwszego okresu subskrypcji przypada 12 miesięcy od daty uruchomienia instancji.
9. Oferta Okresu próbnego obowiązuje do odwołania. Usługodawca zastrzega prawo do zakończenia oferty w dowolnym momencie, z tym że zakończenie oferty nie dotyczy Usługobiorców, którym Okres próbny już trwa.

§14 Transparentność systemów AI (AI Act)

• Podstawa prawna: Niniejszy paragraf realizuje obowiązki wynikające z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2024/1689 z dnia 13 czerwca 2024 r. w sprawie sztucznej inteligencji (AI Act), w szczególności art. 50 dotyczącego obowiązków w zakresie przejrzystości wobec użytkowników systemów AI.
• Klasyfikacja systemu: Asystent AI Ekorejestr jest narzędziem wspomagającym pracę urzędnika - nie podejmuje samodzielnych decyzji administracyjnych. Wyniki analizy AI mają charakter propozycji wymagających weryfikacji i zatwierdzenia przez uprawnionego pracownika Usługobiorcy.
• Informacja w punkcie korzystania: Każdorazowo przy korzystaniu z Asystenta AI Usługobiorca i jego pracownicy są informowani o tym, że korzystają z systemu AI - poprzez oznaczenie w interfejsie, kolory pewności analizy oraz baner weryfikacyjny widoczny przed zapisem karty.
• Oznaczenie pól sugerowanych przez AI: Pola wypełnione przez Asystenta AI są wyraźnie oznaczone w formularzu kolorami pewności (zielony - wysoka, żółty - średnia, czerwony - niska). Żadne pole nie jest zapisywane automatycznie bez świadomego działania użytkownika.
• Odpowiedzialność za treść kart: Ostateczna treść każdej karty informacyjnej jest wynikiem decyzji uprawnionego pracownika Usługobiorcy. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za treści zatwierdzone przez Usługobiorcę na podstawie sugestii AI.
• Rejestr przetwarzania AI: Każda analiza dokumentu przez Asystenta AI jest odnotowywana w logu zawierającym: identyfikator karty, model AI, datę i godzinę przetwarzania oraz wskaźnik pewności wynikowy. Logi te są dostępne dla Usługobiorcy w panelu administracyjnym.
• Prawo do rezygnacji z AI: Usługobiorca może w dowolnym momencie zrezygnować z korzystania z Asystenta AI i wypełniać karty wyłącznie ręcznie. Korzystanie z Asystenta AI jest funkcją opcjonalną i nie warunkuje dostępu do pozostałych funkcji systemu.