Co zrobić ze starym wykazem?
Zmiana systemu do prowadzenia Publicznie Dostępnego Wykazu Danych często zaczyna się od pytania: co stanie się z dotychczasowymi kartami? Urząd może mieć arkusz Excel, wpisy publikowane ręcznie na BIP albo eksport z aplikacji Wykaz w Ekoportalu. Takie archiwum zawiera lata pracy i informacje, do których nadal wracają mieszkańcy oraz pracownicy urzędu.
Przeniesienie wykazu nie wymaga zakładania każdej karty od początku. Import do Ekorejestr pozwala wykorzystać dostępne dane i kontynuować prowadzenie rejestru. Najpierw trzeba ustalić, gdzie znajduje się kompletna wersja archiwum oraz jakie informacje rzeczywiście zawiera. Warto zachować kopię źródłową przed rozpoczęciem porządkowania plików.
Trzy scenariusze przygotowania danych
- Ekoportal: eksport XML. Jeśli urząd zapisał wcześniej eksport z aplikacji Wykaz, należy przekazać ten plik w oryginalnej postaci. Nie trzeba samodzielnie zamieniać go na Excel. Chodzi o posiadaną kopię danych, ponieważ zamknięty serwis może już nie udostępniać eksportu.
- Excel lub CSV. Przygotuj arkusz, w którym jeden wiersz odpowiada jednej karcie, a kolumny mają jednoznaczne nagłówki. Usuń scalone komórki i oddziel podsumowania od wpisów. Dla CSV zastosuj kodowanie UTF-8, aby zachować polskie znaki.
- Wykaz prowadzony ręcznie na BIP. Wykorzystaj eksport dostępny w panelu BIP lub zbierz treść kart w arkuszu. Jeżeli masz wyłącznie strony internetowe, prześlij ich adres i przykładowe karty. Zakres przygotowania danych ustalimy po obejrzeniu materiału.
Przy kilku plikach opisz, które lata obejmuje każdy z nich. Pozwala to wykryć nakładające się zakresy i uniknąć podwójnego importu tych samych kart. Nie zmieniaj numeracji tylko po to, aby uporządkować kolejność wierszy w arkuszu.
Format importu: kolumny odpowiadające 18 polom
Docelowy układ arkusza odpowiada polom karty informacyjnej. Przygotuj następujące kolumny; jeżeli źródło ma inne nazwy, uzgodnimy ich przyporządkowanie przed importem:
- Numer karty i rok.
- Rodzaj dokumentu.
- Temat dokumentu.
- Nazwa dokumentu.
- Opis dokumentu i jego zakres przedmiotowy.
- Obszar, którego dotyczy dokument.
- Znak sprawy.
- Kto wytworzył dokument.
- Data dokumentu.
- Kto zatwierdził dokument.
- Data zatwierdzenia dokumentu.
- Miejsce przechowywania dokumentu.
- Adres elektroniczny dokumentu.
- Informacja, czy dokument jest ostateczny.
- Numery powiązanych kart.
- Data zamieszczenia w wykazie.
- Zastrzeżenia dotyczące udostępniania informacji.
- Uwagi.
Daty zapisuj konsekwentnie, najlepiej jako RRRR-MM-DD. Numery kart i znaki sprawy traktuj jako tekst, aby arkusz nie zmienił ich automatycznie. Zachowaj pełne opisy oraz adresy odnośników. Brakujących wartości nie uzupełniaj domysłami: wskaż braki, żeby można było omówić je przed przeniesieniem.
Co zostaje zachowane po migracji?
Zachowujemy numer karty, rok, daty i wszystkie pola przekazane w materiale źródłowym. Historyczne wpisy pozostają częścią wykazu; data technicznego importu nie powinna zastępować pierwotnej daty zamieszczenia karty. Po przeniesieniu warto porównać liczbę rekordów oraz kilka przykładowych kart z różnych lat, szczególnie tych z powiązaniami i długimi opisami.
Historia wpisów i historia każdej zmiany to dwa różne zakresy danych. Jeżeli eksport zawiera wcześniejsze wersje lub rejestr zmian, ustalamy również sposób ich zachowania. Nie można odtworzyć zmian, których źródło nie zapisało. Sam arkusz z aktualną treścią kart pozwala przenieść archiwum wpisów, ale nie ujawni, kto i kiedy poprawiał je wcześniej.
Import danych a asystent AI
Import jest oddzielną operacją przeniesienia istniejącego wykazu. Asystent AI pomaga przy nowych kartach, analizując dokument i proponując wartości pól do weryfikacji. Nie służy do automatycznego odtwarzania starego rejestru ani zgadywania brakującej historii. Dzięki temu migracja zachowuje treść źródłową, a wsparcie AI można wykorzystać później w codziennej pracy nad kolejnymi dokumentami.
Jak zlecić migrację i ile ona trwa?
Wystarczy jeden e-mail na pomoc@ekorejestr.pl z plikiem oraz krótką informacją o źródle, liczbie kart i zakresie lat. Jeśli część archiwum jest na BIP, dołącz odnośnik. Odpowiemy, czy materiał jest gotowy do importu i jakie ewentualne uzupełnienia są potrzebne.
Realizacja zajmuje zwykle 1-3 dni robocze od uzgodnienia zakresu i otrzymania kompletnych danych. Przy ręcznym przygotowaniu kart z BIP termin wymaga potwierdzenia po ocenie materiału. Aby zamówić system, wypełnij formularz i wpisz w uwagach „migracja danych”.