Mniej przepisywania dokumentów do kart
Ręczne wypełnianie karty PDWD wymaga ciągłego przechodzenia między dokumentem a formularzem. Trzeba odnaleźć nazwę, datę, znak sprawy i organ, a następnie przygotować opis oraz dobrać rodzaj i temat dokumentu. Przy kolejnych podobnych sprawach ta powtarzalna praca zajmuje czas, który można przeznaczyć na sprawdzenie poprawności wpisu.
Asystent AI w Ekorejestr analizuje dokument środowiskowy i przygotowuje propozycję uzupełnienia formularza obejmującego 18 pól karty. Nie każdą informację da się odczytać ze źródła, dlatego część pól może pozostać pusta. Celem jest skrócenie przepisywania i wskazanie miejsc wymagających uwagi, z zachowaniem pełnej kontroli pracownika urzędu nad treścią.
Jak działa analiza krok po kroku?
- 1 Wgraj plik. Wybierz PDF lub czytelny skan dokumentu. Sprawdź, czy obejmuje wszystkie potrzebne strony i czy tekst nie został ucięty podczas skanowania.
- 2 Uruchom analizę AI. Asystent odczytuje treść, także ze skanu wymagającego rozpoznania tekstu, i przyporządkowuje znalezione informacje do pól karty.
- 3 Obejrzyj podgląd. Przy propozycjach widzisz kolory poziomu pewności. Zacznij od braków i pozycji niepewnych, a następnie porównaj pozostałe wartości ze źródłem.
- 4 Edytuj i uzupełnij. Popraw opis, klasyfikację, daty oraz dane organizacyjne. Każda podpowiedź jest propozycją, którą możesz zmienić przed zapisaniem karty.
- 5 Zapisz po weryfikacji. Dopiero po sprawdzeniu całego formularza podejmujesz decyzję o jego zapisaniu. Samo zakończenie analizy nie oznacza zatwierdzenia wpisu.
Jakie informacje podpowiada asystent?
AI rozpoznaje rodzaj dokumentu i jego temat, proponuje nazwę oraz zwięzły opis zakresu przedmiotowego. Wyszukuje znak sprawy, datę dokumentu i informacje o podmiocie, który go wytworzył. Jeżeli materiał zawiera odpowiednie dane, może również wskazać organ zatwierdzający oraz datę zatwierdzenia. Daty trzeba porównać z ich kontekstem: dzień podpisania dokumentu nie zawsze jest dniem jego wpływu lub publikacji.
Nie należy oczekiwać, że każdy dokument dostarczy komplet 18 wartości. Na przykład miejsce przechowywania akt może wymagać wiedzy pracownika. Asystent nie powinien wymyślać brakującego znaku sprawy ani zastępować nieczytelnej daty prawdopodobną. Puste pole jest sygnałem do uzupełnienia informacji na podstawie dokumentu lub zasobów urzędu.
Kolory pewności: co oznaczają?
- Zielony - wysoka pewność. Informacja została rozpoznana jako jednoznaczna. Nadal porównaj ją z dokumentem, szczególnie w przypadku dat i numerów.
- Żółty - średnia pewność. Propozycja wymaga uważniejszej kontroli, ponieważ treść lub jej przyporządkowanie mogą być niejednoznaczne.
- Czerwony - niska pewność, puste pole. Wartość pozostaje pusta (null), gdy AI nie ma dostatecznych podstaw do odpowiedzi. Uzupełnij ją samodzielnie.
Kolor ułatwia kolejność sprawdzania, ale nie potwierdza poprawności prawnej ani merytorycznej. Czytelniejszy skan zwykle ułatwia analizę. Rozmazane pieczęcie, odręczne dopiski i brakujące strony zwiększają potrzebę ręcznego uzupełnienia formularza.
Anonimizacja, bezpieczeństwo i RODO
Asystent pomija dane osobowe przy tworzeniu propozycji treści karty, zachowując nazwy instytucji potrzebne do opisania dokumentu. To wsparcie anonimizacji, które również wymaga kontroli. Przed zapisaniem sprawdź, czy opis nie ujawnia danych osoby fizycznej, adresu prywatnego lub innych informacji, które nie powinny znaleźć się w publicznym wykazie.
Zachowanie nazwy urzędu pomaga wskazać autora dokumentu, ale nazwiska, prywatne numery telefonu i dane kontaktowe wymagają osobnej uwagi. Po analizie przeczytaj cały proponowany opis, zamiast ograniczać kontrolę do pól oznaczonych jako niepewne.
Plik jest usuwany natychmiast po analizie, a przetwarzanie AI odbywa się na serwerach w Unii Europejskiej, we Frankfurcie. Usunięcie pliku przekazanego do analizy nie oznacza usunięcia treści karty zapisanej przez pracownika. Zasady powierzenia danych opisuje umowa powierzenia. Urząd nadal odpowiada za zakres udostępnianych informacji i weryfikację rezultatu.
Decyzja urzędnika i limity pakietów
AI nie zatwierdza kart, nie podejmuje decyzji administracyjnych i nie rozstrzyga samodzielnie, czy dany dokument należy opublikować. Każdy wynik wymaga weryfikacji urzędnika. Możliwa oszczędność 5-10 minut na karcie zależy od długości dokumentu, jakości skanu i liczby poprawek; sprawdzenia źródła nie należy pomijać nawet przy kompletnych podpowiedziach.
- Basic: 10 analiz AI miesięcznie (1 200 PLN brutto/rok).
- Standard: 20 analiz AI miesięcznie (1 300 PLN brutto/rok).
- Pro: 50 analiz AI miesięcznie (1 400 PLN brutto/rok).
- Enterprise: 100 analiz AI miesięcznie (1 500 PLN brutto/rok).
Wybierz pakiet odpowiadający liczbie nowych dokumentów obsługiwanych przez urząd. Formularz zamówienia pozwala zgłosić zainteresowanie wdrożeniem i opisać potrzeby zespołu.